Ein Teil der Aufnahmen wird im Querformat, ein Teil im Hochformat aufgenommen, alle Aufnahmen landen aber im Querformat auf der Festplatte des Rechners.
Die Vorschaubilder bereits gebrannter Aufnahmen ins Hochformat drehen. Originale, die noch auf der Festplatte liegen, tatsächlich ins Hochformat drehen. Auch hier gilt wieder: Jede Archivsoftware dreht das Vorschaubild. Das „verlustfreie“ Drehen der Original-JPEG-Datei ohne erneute Komprimierung ist nicht selbstverständlich – selbst Adobe Photoshop schickt das Bild durch eine erneute Komprimierung.
Damit die Archivsoftware feststellt, was mit den Aufnahmenauf der Festplatte des Rechners oder einer externen Festplatte passiert, kontrolliert sie das Bildmaterial bei jedem Start oder in festgelegten Abständen.
Eine gründlich „verschlagwortete“ Bilddatenbank bietet mehr als das Suchen nach Bildern oder Themen. Die Archivsoftware erstellt Kontaktbögen und speichert sie im PDF-Format zur Weitergabe, brennt Diashows auf DVD, damit sie im DVD-Player am Fernseher die Blütenpracht des Frühlings in der Toskana zeigen und baut eine Internet-Galerie mit kleinen Vorschaubildern und mittelgroßen Ansichten auf. Extensis Portfolio, iView Media Pro und Canto Cumulus verfügen über einen kostenlosen Bildbrowser, den der Fotograf an Dritte weitergeben darf, damit Kataloge angezeigt und durchsucht werden können, wenn die Archivsoftware nicht installiert ist. Der Bildbrowser kann das Archiv nicht verändern.
Im Grunde genommen ist eine besondere Verzeichnisstruktur für eine Bilddatenbank überflüssig – die Archivsoftware soll die Struktur durch Kategorien und Kataloge einbringen. Dennoch trägt eine durchdachte und strikte Organisation in physikalischen Verzeichnissen bei den meisten Fotografen /Agenturen /Pressabteilungen /Dokumentationsabteilungen zum Wohlbefinden bei, verbessert die Unabhängigkeit von der Archivsoftware und organisiert die eigenen Arbeitsabläufe.
Verschiedene Versionen eines Bildes, die durch Bearbeitungen entstanden sind, werden unter ihrem Entstehungsdatum abgelegt – allein schon, weil sie sich nicht nachträglich in eine DVD/CD einfügen lassen. Die Versionskontrolle übernimmt die Bilddatenbank entweder mit Hilfe von Stichwörtern, mit einem XMP-Eintrag oder einem selbstdefinierten Feld. Weitere Verzeichnisstrukturen sind das Anlegen von Projektordnern, in Studios oder Agenturen werden Bilddaten in Kundenordnern abgelegt, unter denen wiederum Projektordner liegen. Ob ein unter- oder übergeordneter Datumsordner zusätzlich gewählt wird, muss von Archiv zu Archiv individuell entschieden werden.
