Ganzen Bildserien Schlagwörter, Personen, Ereignisse und Orte mit einem Klick zuordnen. Zusammen mit dem Aufnahmedatum sind diese Informationen die Basis für die Suche nach individuellen Bildern oder Themenkreisen. Bei allen Bildern, die neu ins Archiv kommen, zumindestet einen Minimaleintrag, einen Kommentar oder ein Ereignis anlegen und alle Bilder diesem Begriff zuordnen. So wird es später leichter fallen, die Mediendaten mit Metadaten zu versehen.
Der IPTC-Eintrag hat einen Pferdefuss – wer seine Aufnahmen als JPEG-Bilder speichert, muss nach dem Ausfüllen der IPTC-Felder sein Bild entweder als TIF-Datei speichern oder in Kauf nehmen, dass ein JPEG-Bild ein zweites Mal gespeichert wird. Letzteres ist verpönt, da jedes erneute Speichern eines JPEG-Bildes zu einem Informationsverlust führt. Wenn das ausgewählte Archivprogramm das verlustfreie Übertragen der Metainformationen nicht unterstützt, stehen Hilfsprogramme wie CaptionWriter oder IPTC-Writer zur Verfügung.
Damit die Metadaten jederzeit ergänzt, korrigiert und vervollständigt werden können, empfiehlt es sich, die Bilddatenbank nicht auf Datenträger wie CDs und DVDs auszulagern,sondern auf einer gesonderten Platte zu archivieren. Zusätzlich werden die Bilddatenbank oder Teile der Bilddatenbank natürlich auf einem Backup-Datenträger gesichert.
In einem Unternehmen, einer Pressestelle oder einem Fotostudio sollten die Bilddatenbank auf einem Server untergebracht werden und dem Backup-Mechanismus der DV-Abteilung unterliegen, die durch inkrementale Backups nur die Teile der Bilddatenbank sichert, die sich seit demletzten Backup geändert haben.
Für die Bilddatenbank in kleinen Studios oder zuhause sind große schnelle externe Platten sind heute so preiswert, dass die Auslagerung auf eine externe Festplatte erschwinglich geworden ist.
