Für jeden Datenträger ein Verzeichnis mit der Bezeichnung des Datenträgers auf einem beschreibbaren Medium anlegen – also auf einer großen Festplatte. Vorhandene Datenträger auf eine große Festplatte übertragen. Diese Aktion lässt man nach Möglichkeit von einer eventuell vorhandenen Bilddatenbanksoftware durchführen, um anschließend alle Metadaten in die Bilddateien zu überführen. Das kann nur auf einem beschreibbaren Medium durchgeführt werden, da alle Bilder erneut gespeichert werden müssen.
Metadaten sind Informationen zu den Daten – also zu Bildern, PDF- oder Word-Dokumenten und Präsentationen. Metadaten können aus Copyright-Informationen, Kategorien, Schlüsselwörtern, Ereignissen und Personen bestehen, aber auch Vorschaubilder und die EXIF-Daten digitaler Bilder sind Metadaten. Metadaten beschreiben die Mediendatei und sind die wichtigste Stütze für die Ordnung und bei der Suche nach bestimmten Dateien oder Gruppen von Dateien.
Alternativ kann man das Archivprogramm in besonders eiligen Fällen mit allen Datenträgern füttern, die in Frage kommen, um dann eine erste schnell Ordnung über das Archiv zu ziehen. Trotzdem müssen alle Daten über kurz oder lang auf eine Festplatte, damit die Metadaten in den Dateien gespeichert werden können, so dass nicht eines Tages derselbe Arbeitsaufwand noch einmal anfällt.
Wenn Bilder zusammen mit Daten aus der Textverarbeitung, Präsentationen, Musik und Filmen gespeichert wurden, findet die Archivsoftware treffsicher alle „Mediendateien“.
Das Potential eines digitalen Archivs steckt in der Kategorisierung, in Stichwörtern, Kommentaren und Ereignissen, die dem Bild zugeordnet werden. Die bei der automatischen Bilderfassung produzierten Vorschaubilder reichen als visuelle Hilfestellung höchstens bis zur dritten CD oder DVD. Natürlich kann es nicht sein, dass jedes Bild individuell behandelt werden muss.
Die EXIF-Daten der Aufnahmen liest jedes Bildarchiv – mit dem Aufnahmedatum steht sofort ein wichtiges Suchkriterium zur Verfügung.
Und was passiert, wenn es das klasse Programm für das Bildarchiv in 10 Jahren nicht mehr gibt oder der Umstieg auf eine andere Software von einem anderen Hersteller geplant ist? Ist dann die harte Arbeit vergessen und verloren? Schlagwörter, Bildautor, Anlass oder „Event“ und Kommentare werden in die IPTC- oder XMP-Felder des Bildes geschrieben.
Zwar ist IPTC (International Press Telecommunications Council) für Bildjournalisten gedacht, die Copyright-Informationen in der Bilddatei eintragen – es wäre aber viel zu schade, diese zusätzliche Informationsquelle den Pressefotografen zu überlassen. IPTC-Felder könnenmit den meisten Bilddatenbankprogrammen oder in Photoshop ausgefüllt werden (im Menü „Datei“ unter „Informationen“).
Professionelle Bilddatenbanken lesen IPTC-Felder und nutzen die Einträge automatisch. Noch flexibler als IPTC ist Adobe XMP (ExtensibleMetadata Platform) und wird zudem von allen empfohlenen Bilddatenbanken genauso wie von preiswerten Shareware-Programmen und Open Source-Projekten unterstützt. Auch Bildbearbeitungsprogramme und Dateibrowser können diese Metadaten lesen und Mediendateien sofort sortiert zum Durchsuchen zur Verfügung stellen.
