Bildarchive entstehen nicht auf der grünen Wiese – sie halten Einzug, wenn Hunderte oder gar Tausende von Aufnahmen, Scans und Grafiken auf einem halben Dutzend Datenträger mit Dubletten, unterschiedlichen Versionen und prosaischen Namen wie „Toskana 2004“ vorliegen, und sollen eine geordnete Oberfläche über das Chaos legen.
Professionelle Archivprogramme kümmern sich beim Einlesen eines Datenträgers nicht nur um klassische Bilddatenformate, sondern finden beim Suchlauf durch wilde Verzeichnisstrukturen Grafiken aus Illustrationsprogrammen und längst vergessene Scans in exotischen Datenformaten, Filmmaterial und MP3-Dateien und erstellen eine komplette Mediendatenbank.
Vielfach liegen aber bereits Bilddatenbanken vor, in die schon viel Arbeit investiert wurde, die nun aber zu wenig Komfort oder einen zu geringen Leistungsumfang bieten. Der Umstieg auf eine andere Software kann die bislang eingebrachte Arbeit im Handumdrehen zunichte machen. Die erste Prüfung gilt der Frage, ob die alte Bilddatenbank-Software nicht über eine Funktion zum Übertragen der Metadaten (Schüsselwörter, Ereignisse, Personen, usw.) in die Bilddateien verfügt – das ist die eleganteste Methode für den Umstieg von einer Software auf eine andere.
Wenn die Bilddaten auf nicht-beschreibbaren Datenträgern wie DVDs ausgelagert vorliegen, müssen die Daten von der DVD auf eine Festplatte übertragen werden, da bei der Übertragung der Metadaten alle Bilddateien geöffnet, geändert und neu gespeichert werden müssen. Wenn das bei älterer Software nicht der Fall sein sollte, kann vielleicht ein Export der Metadaten in ein Programm wie Excel veranlasst werden. Wenn auch diese Funktion nicht zur Verfügung steht, werden die Datenträger in entsprechende Verzeichnisse auf der Festplatte übertragen.
Für jeden Datenträger wird ein Verzeichnis angelegt. Bei der Übertragung von Mediendatenbanken in eine andere Archivsoftware sollte die vorhandene Verzeichnisstruktur auf jeden Fall erhalten bleiben. Die Suche nach doppelten Dateien oder Dateien, die nicht länger in das Archiv aufgenommen werden sollen, kann unterbleiben und wird erst unter Kontrolle einer professionellen Bilddatenbank durchgeführt.
Wenn die alte Verzeichnisstruktur beibehalten bleibt, kann der Rückblick in die alte Archivsoftware Aufschluss über die vorhandene Struktur bieten und ein visueller Vergleich verbunden mit der manuellen Neuzuordnung im neuen Programm muss die Schlüsselwörter, Ereignisse und Personen, Orte und andere Kriterien übertragen – ein schmerzhafter Prozess. Der einzige Trost ist, dass die meisten Archive dieser Welt – ob professionell oder amateurhaft – ebenfalls durch diesen Prozess gehen mussten: Viele Unternehmen haben sich für hohe Beträge maßgefertigte Programme programmieren lassen, die eines Tages den Anforderungen nicht mehr genügt haben.
Fassen Sie die Gelegenheit als systematische Pflege eines vorhanden Archivs auf und beginnen Sie mit dem Studium der vorhanden Metadaten: Sind die Schlüsselwörter alle in der Einzahl oder Mehrzahl? Gibt es durch falsche oder veralterte Schreibweisen Inkonsistenzen? In öffentlichen Einrichtungen oder kommerziellen Archiven darf man an dieser Stelle gleich überlegen, ob die Begriffe gleichzeitig auch in weitere Sprachen übersetzt werden sollen.
Wenn die alte Software hingegen die Metadaten in die Bilddatei legen kann, werden die vorhandenen Datenträger mit dem Medienmaterial auf eine große Festplatte übertragen, die neue Software liest die Bilddaten ein, erstellt die Thumbnailbilder und liest die Metadaten aus. Das dauert vielleicht ein paar Stunden oder sogar Tage, passiert dann aber ohne jeglichen Eingriff und schon ist die vorhandene Datenbank in der neuen Software verfügbar. Halleluja.
