Die Verwaltung eines analogen Bildarchivs – ob Dia- oder Negativ-Archive, fotografische Vorlagen, Grafiken, oder Filme – ist hochgradig komplex. Archive für digitale Medien verheissen den großen Überblick, eine schnelle Suche und die durchgängige Konsistenz der Kategorisierung.
Jeder Fotograf, der auch nur ein einfaches analoges Bildarchiv pflegen will, bekommt schnell die Grenzen vor Augen geführt: Keine Kategorie hält. Urlaub, Familie, Landschaft … aber immer wieder wird ein Bild in mehr als eine Kategorie fallen und schon reichen die schönen Diakästen allein nicht mehr aus und ein Index muss angelegt werden.
Auf dam Indexblatt werden die Kategorien angelegt und jedes einzelne Bild muss in das große Buch der Bilder eingetragen werden. Zu jeder Kategorie gehört ein Blatt, in das alle Bilder eingetragen werden, die zur jeweiligen Kategorie gehören. Zu jedem Eintrag eines Bildes gehört sein pysikalischer Speicherort: Ist das Bild in Kasten 3 oder Kasten 7?
So kann auch analog ein indexsequenzielles Archiv entstehen, in dem der Fotograf anhand der Kategorien seine Bilder treffsicher wiederfindet. Allerdings reichen nach ein paar Monaten oder Jahren die Kategorien alleine nicht mehr aus, es sei denn, unser Fotograf verfügt über ein wunderbares Gedächtnis oder das Archiv ist streng und straff geführt.
Ab einer gewissen Größe ist ein Stichwortregister gefragt. Auch ein Stichwortregister kann manuell angelegt werden. Genauso wie bei den Kategorien werden Stichwortblätter angelegt, unter jedes Stichwort muss jedes Bild vermerkt werden, das zum jeweiligen Stichwort passt. Natürlich wieder mit seinem tatsächlichen Speicherort. Jedes neue Bild, das dem Archiv hinzugefügt wird, verlangt ein hohes Quantum Zeit und sorgfältige Einarbeitung in das analoge Archiv.
Kein Wunder, dass Software für digitale Bildarchive schon früh das Terrain erobert hat – lange bevor der größte Teil der Bild digitalisiert werden konnte. Dass digitale Bilddatenbanken zusätzlich zur Kategorisierung und Verschlagwortung auch noch die Aufnahmezeit, den Ort der Aufnahme, das dazugehörende Ereignis und ein diagroßes Vorschaubild enthalten können, ist nur das Sahnehäubchen.
Software für Bildarchive gibt es dementsprechend für jeden Geldbeutel – angefangen beim kleinen Shareware- oder Open-Source-Programm über die Mitbringsel der Digitalkamera oder des Betriebssystems bis hin zu professionellen Programmen wie Cumuls, iView Media Pro oder Extensis Portefolio. Die technischen Verbesserungen der Verbindungen ins Internet erlauben zudem, große Bildarchive oder kleine feine Onlinegalierien kontrolliert der ganzen Weltöffentlichkeit oder einem auserwälten Kreis zugänglich zu machen.
