Ordner und Verzeichnisse – das reicht nicht
Jeder Fotograf teilt irgendwann seine Fotos in Ordner und Unterordner auf, um Fotos besser zu finden. Eine Weile sind Verzeichnisse eine große Hilfe bei der Suche nach Fotos, aber mit einer wachsenden Zahl von Bildern wird die Suche immer mühseliger.
Auf den Servern von Unternehmen sammeln sich ebenfalls immer mehr Fotos und Videos. Hier greift das Gedächtnis des Fotografen kaum, denn im Unternehmen kommen Bilder aus zahlreichen Quellen. Mitarbeiter fotografieren Events, Fotografen liefern Produktfotos, die Marketingabteilung kauft Fotos für das Internet hinzu.
Bilder in Ordnern und Unterordnern verwalten
Mit Kopien könnte man sich eine Weile behelfen. In der Zeit vor dem Computer hat die Buchhaltung Dutzende von Kopien anlegt, damit ein Dokument in allen Ordnern eines Vorgangs erschien. Besser als Kopien funktionieren symbolische Links.
Unter Unix sind Symlinks ein alltägliches Werkzeug, aber auch Windows unterstützt symbolische Links unter dem NTFS-Dateisystem (Symlinks unter Windows nutzen). Unter Mac OS gibt es immer schon »Alias erzeugen« im Kontextmenü.
Sobald mehr als ein Benutzer mit dem Archiv arbeitet und nach Bildern sucht, sind verschachtelte Ordnerstrukturen kontraproduktiv.
Bilddatenbanken erleichtern die Suche. Schon allein die Thumbnail-Vorschau ist hilfreich, Kataloge oder Alben vereinfachen die Suche und das Zusammenstellen von Galerien durch eine zusätzliche Organisation.
Ganz gleich, wie gut Ordnerstrukturen durchdacht sind: Fotos haben nur wenige eindeutige Kriterien. Immer wieder werden Fotos in mehr als ein Verzeichnis passen. Wohin mit dem Foto, wenn ein Auto und ein LKW im Bild sind?
Server oder Einzelplatzlösungen für Bilddatenbanken
Bilddatenbanken gibt es in jeder Geschmacksrichtung von kostenlos bis zu Kosten von mehreren tausend Euro. Trotz des großen Angebots ist es um Bilddatenbanken in kleinen und mittleren Unternehmen scheinbar schlecht bestellt:
- Bilddaten-Anwendungen sind entweder für Verlage oder große Agenturen gedacht: komplex, teuer, arbeitsintensiv und wenig intuitiv,
- oder Bilddatenbanken sind reine Einzelplatzlösungen: Muss man tatsächlich jeden Mitarbeiter mit einer Bilddatenbank ausstatten?
Auch wenn die Bilddatenbank-Software spezielle Clients für User anbietet, ist der Administrationsaufwand hoch: Installieren, Mitarbeiter schulen, Updates einspielen.
Bilder mit den Datei-Explorer oder Finder suchen
Wer nach Fotos für eine Pressemitteilung, eine Präsentation oder für das Internet sucht, erwartet eine Bildersuche wie bei Google: ein oder zwei Begriffe eingeben und dann sofort eine Übersicht der Treffer als Thumbnails.
Aufwändige Software für den Zugriff auf die Bilddatenbank wird nur an wenigen Arbeitsplätzen gebraucht – nur dort, wo die Fotos organisiert und verschlagwortet werden. Die Suche nach Fotos, Videos und Grafiken läßt sich mit einfachen Mitteln und gleichzeitig intuitiver gestalten.
Heute bringen bereits die Betriebssysteme eine Bildersuche mit. Wie bei einer Google-Bildersuche finden der Datei-Explorer unter Windows und der Finder von OS X Bilder anhand von Schlüsselwörtern.
Die Schlüsselwörter werden mit der Bilddatenbank angelegt und exportiert. Dank IPTC und XMP können wir Schlüsselwörter in die Bilder selbst schreiben und / oder als XMP-Dateien (kleine Textdateien, der sogen. »XMP Sidecar«) in den Verzeichnissen anlegen. Im Grunde genommen reicht es, dass die Bilder an einem Arbeitsplatz unter der Regie der Bilddatenbank verschlagwortet werden. Betriebssysteme erkennen Schlagwörter nach den IPTC- und XMP-Standards, die Suche funktioniert ohne Kenntnis der Ordner und Unterordner.
Metadaten exportieren
Bilddatenbank-Programme, die Metadaten in das Dateisystem exportieren, sind z.B. Adobe Lightroom und Media Pro von Application Systems Heidelberg.
Für jedes einzelne Bild / Video entsteht eine einzelne XMP-Datei unter dem Namen der Mediendatei, nur mit der Endung .xmp. Das wars auch schon – der Export der Metadaten ist die Basis für die Suche mit Betriebssystemmitteln.
Media Pro überträgt die Metadaten per Anmerkungen exportieren in das Dateisystem.
Bilder unter Windows suchen
Die Windows-Suche übernimmt die synchronierten Metadaten – als XMP-Sidecar und/oder eingebettet in die Bilddatei. Eine Stichwortsuche im Explorer zeigt die Treffer als Thumbnails.
Die Suche wird durch weitere Schlüsselwörter eingeengt: Mit UND oder AND zeigt der Datei-Explorer nur die Bilder an, die beide Schlagwörter enthalten.
Bildersuche unter Mac OS X
Auf dem Mac setzt man der Suche am besten art:bild oder art:bilder voran, damit der Finder nur Bilder anzeigt. Ansonsten erscheinen auch die jeweiligen XMP-Dateien in der Suche.
art:bild oder art:bilder zeigt also nur Bilder, art:film oder art:filme würde nur Videos finden. Das Minuszeichen vor einem Schlagwort oder vor einem Ort schließt den Begriff von der Suche aus.
Fotos finden mit der Suche des Betriebssystems
Bei Bilddatenbanken gehen wir fast immer davon aus, dass wir hier Bilder organisieren und auch suchen. In Unternehmen, wo viele Mitarbeiter nach Bildern suchen, ist es teuer und aufwändig, wenn jeder Mitarbeiter mit einer speziellen Software für die Bildersuche ausgestattet würde.
Mit der Suche im Windows Datei-Explorer oder im Finder des Macs sind die meisten Benutzer vertraut. Sie funktioniert zudem kaum anders als die Suche nach Fotos oder Grafiken in den Suchmaschinen. So stellen wir uns eine Suche vor: Gib deinen Suchbegriff oder zwei Wörter ein und schau, was dir angeboten wird.
Damit die Suche gute und treffende Ergebnisse erzielt, müssen Bilder, Grafiken und Videos verschlagwortet werden – am besten mit Synonymen. Die Schlagwörter und Synonyme müssen dem Dateisystem zugänglich gemacht werden.
Vorteile
- Der größte Teil der Bilder, die in einer Bilddatenbank gepflegt werden, wird nie oder nur selten geändert. Die Übernahme der Anmerkungen und Schlagwörter in den XMP-Sitecar reduziert Speicherplatz und Dauer der Backups. Der überwiegende Teil aller Änderungen betrifft die kleinen xmp-Dateien und nicht die großen Mediendateien.
- Jeder Benutzer, der Zugriff auf das Laufwerk oder die Ordner des Bildarchivs hat, kann vom Arbeitsplatz aus ohne spezielle Software nach den Bildern suchen.
Als Apple den eigenen Foto-Organizer Aperture aufgab, hat es nur wenig Zeit gekostet, die Organisation mit Adobe Lightroom und Media Pro erneut aufzunehmen. Aperture hat die Metadaten in den XMP-Sidecar exportiert, Lightroom und Media Pro haben die Metadaten übernommen.
Bilddatenbank-Software, die Schlüsselwörter und Anmerkungen nicht exportiert, ist eine Sackgasse. Wenn der Fotograf, das Unternehmen oder das Studio die Bilddatenbank-Software austauschen will, ist die Arbeit am Bildarchiv verloren.
Verteile Standorte
Werden im Unternehmen Bilder von verteilten Standorten aus gesucht, haben wir mit Flickr eine Online-Bilddatenbank, die Metadaten übernimmt und Fotos nicht nur öffentlich anzeigt, sondern auf Wunsch nur einem ausgewählten Personenkreis zugänglich macht.
Mit 1 TB kostenlosen Speicher ist das Angebot reichlich bemessen, darüber hinaus bringt ein PRO-Account bei Flickr Speicher für große Archive.